Zásady ochrany dat

Firma Tomáš Urban, se sídlem Křivá 2621/4, Praha 3, IČO 66901782 a Jakub Kejmar, se sídlem K Bažantnici 173, 250 75  Nový Vestec, IČO 45293783 (dále jen „Firma“) dodržuje při zpracování dat, včetně osobních údajů, dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (dále jen „Nařízení“), následující zásady ochrany dat, které jsou formou interní směrnice platné pro všechny zaměstnance Firmy. Tyto zásady obsahují všechny informace v souladu s článkem 13 Nařízení.

Zpracováváme i vaše data?

Pokud se dostanete alespoň do jedné z následujících situací, zpracováváme vaše data, včetně osobních údajů:

1. jste náš zákazník,
2. jste náš dodavatel,
3. navštívíte náš web,
4. kontaktujete nás,
5. obdržíme na vás kontakt.

Jaká vaše data zpracováváme a za jakým účelem?

Vaše data nejčastěji zpracováváme při poskytování nebo odběru služby či výrobě díla, tedy plnění smlouvy, podle našeho vzájemného vztahu. Při zpracování vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Data našich zákazníků

Pokud jste naším zákazníkem, zpracováváme následující vaše data:

1. Fakturační údaje, včetně fyzických osob. Účelem zpracování je vydávání a přijímání účetních a daňových dokladů. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů je právní povinnost (článek 6, odstavec 1c Nařízení). Poskytnutí údajů je zákonným požadavkem a neposkytnutí těchto údajů by vedlo k vypovězení smlouvy. Doba uchování je daná právním předpisem.
2. Smluvní údaje, tedy údaje, které nám poskytnete ve smlouvě nebo objednávce, či v průběhu přípravy nebo účinnosti smlouvy, včetně kontaktních údajů osob, elektronické komunikace a v ní obsažených údajích. Účelem zpracování je plnění smlouvy a přímý marketing. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů je plnění smlouvy (článek 6, odstavec 1b Nařízení), pokud jste smluvní stranou, nebo náš oprávněný zájem (článek 6, odstavec 1f Nařízení), kterým je plnění smlouvy a přímý marketing. Poskytnutí údajů je smluvním požadavkem a neposkytnutí těchto údajů by vedlo k nepřijetí smlouvy či objednávky. Údaje uchováváme maximálně po dobu platnosti smlouvy plus 3 roky.
3. Data, která nám předáte pro plnění smlouvy, zejména podklady, která neobsahují osobní údaje, dle Nařízení. Podklady archivujeme a nemažeme.

Data našich dodavatelů

Pokud jste naším dodavatelem, zpracováváme následující data:

1. Fakturační údaje, včetně fyzických osob. Účelem zpracování je vydávání a přijímání účetních a daňových dokladů. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů je právní povinnost (článek 6, odstavec 1c Nařízení). Poskytnutí údajů je zákonným požadavkem a neposkytnutí těchto údajů by vedlo k vypovězení smlouvy. Doba uchování je daná právním předpisem.
2. Smluvní údaje, tedy údaje, které nám poskytnete ve smlouvě či nabídce, či v průběhu přípravy nebo účinnosti smlouvy, včetně kontaktních údajů osob, elektronické komunikace a v ní obsažených údajích. Účelem zpracování je plnění smlouvy a přímý marketing. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů plnění smlouvy (článek 6, odstavec 1b Nařízení), pokud jste smluvní stranou, nebo náš oprávněný zájem (článek 6, odstavec 1f Nařízení), kterým je plnění smlouvy a přímý marketing. Poskytnutí údajů je smluvním požadavkem a neposkytnutí těchto údajů by vedlo k nepřijetí smlouvy či nabídky. Údaje uchováváme maximálně po dobu platnosti smlouvy plus 3 roky.
3. Data předaná při plnění smlouvy, zejména podklady, která neobsahují osobní údaje, dle Nařízení. Podklady uchováváme maximálně po dobu platnosti smlouvy plus 1 měsíc v zálohách.

Data návštěvníků našeho webu

Pokud navštívíte náš web www.kopirovani.cz, zpracováváme následující data:

1. Vaši IP adresu, URL adresu stránky, jméno, příjmení, poštovní adresu, e-mailovou adresu, pokud je zadáte. Účelem zpracování je poskytnutí nabídky na požadovanou službu, sledování a vyhodnocování návštěvnosti webu. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů je náš oprávněný zájem (článek 6, odstavec 1f Nařízení), kterým je poskytnutí služby. Poskytnutí údajů je smluvním požadavkem a neposkytnutí těchto údajů by vedlo k neposkytnutí nabídky. Údaje uchováváme 3 roky.
2. Cookies, malé textové informace, které jsou ukládány do prohlížeče. Naše weby využívají cookies pro sledování návštěvnosti pomocí Google Analytics včetně reklamních funkcí. Účelem zpracování je analýza návštěvnosti. Zákonným důvodem zpracování je náš oprávněný zájem (článek 6, odstavec 1f Nařízení), kterým je analýza návštěvnosti. Poskytnutí údajů je smluvním požadavkem a neposkytnutí těchto údajů by vedlo k omezení funkcí webu. Pokud nechcete cookies používat, můžete je zakázat ve svém prohlížeči.

Data osob, které nás kontaktují

Pokud nás kontaktujete, data zpracováváme podle důvodu vašeho kontaktu:

1. Jste uchazeč o zaměstnání u nás. Poskytnuté údaje, zejména vaše kontakty, životopis a údaje obsažené v elektronické komunikaci, zpracováváme za účelem vašeho posouzení vhodnosti na pracovní pozici, případně sjednání pracovního poměru. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů je plnění smlouvy (článek 6, odstavec 1b Nařízení). Poskytnutí údajů je smluvním požadavkem a neposkytnutí těchto údajů by vedlo k vašemu odmítnutí. Údaje uchováváme 1 měsíc. Osobní údaje zaměstnanců zpracováváme dle interní směrnice v souladu s Nařízením.

Data osob, na které získáme kontakt

Pokud vás kontaktujeme, zpravidla získáme takový kontakt od našeho zákazníka nebo dodavatele, abychom s vámi řešili nějaký jeho požadavek, který je ve vaší kompetenci. Vždy tedy jde o poskytnutý kontakt na vás. V takovém případě zpracováváme následující data:

1. Poskytnuté údaje, zejména vaše kontakty a údaje obsažené v elektronické komunikaci, zpracováváme za účelem řešení požadavku našeho zákazníka nebo dodavatele, které je založené na komunikace s vámi. Zákonným důvodem pro zpracování osobních údajů je náš oprávněný zájem (článek 6, odstavec 1f Nařízení), kterým je vyřešení požadavku vyplývající z plnění smlouvy s naším zákazníkem nebo dodavatelem. Poskytnutí údajů je smluvním požadavkem a neposkytnutí těchto údajů by vedlo k ukončení komunikace s vámi. Údaje uchováváme 3 roky.

Komu vaše data předáváme?

Vaše data, včetně osobních údajů, v omezené míře předáváme smluvním dodavatelům služeb, externím spolupracovníkům a orgánům dle právních předpisů, kteří jsou v roli příjemce nebo zpracovatele, dle Nařízení. Jde zejména o poskytovatele tiskových, přepravních (pošta, kurýr), webhostingových a cloudových služeb, grafiky, účetní firmu, daňového poradce, finanční úřad, případně Policii ČR nebo soud. Se všemi externími spolupracovníky a dodavateli máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů dle Nařízení.

1. Všechna vaše data, včetně osobních údajů, jsou zpracovávána našimi zaměstnanci, externími spolupracovníky, poskytovateli tiskových a přepravních (pošta, kurýr) služeb.
2. Vaše poptávky zadané na webu www.kopirovani.cz zpracovává navíc dodavatel webhostingu.
3. Vaše e-maily odeslané na doménu kopirovani.cz zpracovává navíc dodavatel webhostingu.
4. Vaše fakturační údaje předáváme ke zpracování účetní firmě, daňovému poradci, finančnímu úřadu, či dalším orgánům dle právních předpisů. Dále mohou údaje zpracovávat naši externí spolupracovníci.
5. Vaše kontaktní údaje mohou být uloženy v telefonech našich zaměstnanců nebo externích spolupracovníků, a zálohovány na cloudové služby společností Google nebo Apple. Obě tyto společnosti deklarují zpracování osobních údajů v souladu s Nařízením ve svých zásadách a smluvních podmínkách.

Jak vaše data chráníme?

Základem je technické zabezpečení našich serverů, o které se můžeme opřít, které doplňují interní směrnice pro zaměstnance a smlouvy o zpracování osobních údajů s dodavateli.

Organizační opatření

1. Přístup k vašim datům mají pouze naši zaměstnanci, smluvní externí spolupracovníci nebo dodavatelé, kteří jsou nám smluvně vázáni dodržovat Nařízení v roli zpracovatele, a dále orgány dle právních předpisů. Bez písemného souhlasu nepředáváme vaše data žádné další třetí straně.
2. Naši zaměstnanci a externí spolupracovníci se řídí interními směrnicemi, které definují zpracování vašich dat, včetně osobních údajů:
   1. k datům a osobním údajům mají přístup pouze oprávnění zaměstnanci, dle své pracovní pozice,
   2. rozsah zpracování dat je dán pracovní pozicí a kompetencí zaměstnance,
   3. zaměstnanci musí data aktivně chránit před poškozením, odcizením a zneužitím,
   4. zaměstnanci nesmí bez povolení data přenášet na zařízení nebo služby třetích stran,
   5. zaměstnanci nesmí data používat jinak, než v souladu se smlouvou a pouze v rámci plnění smlouvy,
   6. zaměstnanci musí dbát pokynů správců, našich zákazníků, dle Nařízení,
   7. zaměstnanci jsou vázáni mlčenlivostí.

Vaše práva dle Nařízení

Nařízení EU vám, jako subjektu údajů, ve vztahu k nám, jako správci vašich osobních údajů, dává následující práva:

1. právo na přístup k vašim osobním údajům,
2. právo na opravu a výmaz vašich osobních údajů,
3. právo na omezení zpracování vašich osobních údajů,
4. právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů,
5. právo na přenositelnost vašich osobních údajů,
6. právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz.

Pokud chcete využít svých práv, kontaktujte nás. Kontakty najdete na www.kopirovani.cz.